Niszczenie dokumentów - jakie konsekwencje może mieć ich nieprawidłowe wykonanie?

Materiał partnera:

Niszczenie dokumentów to jeden z etapów przetwarzania informacji. Przedsiębiorcy i instytucje mają w tym zakresie konkretne obowiązki. W myśl aktualnie obowiązujących przepisów muszą oni zutylizować dokumentację w sposób uniemożliwiający jej odzyskanie. Choć nie określono dokładnie, jakie czynności należy podjąć w tym celu, to skutek jest oczywisty: trwałe i skuteczne zniszczenie dokumentów zawierających dane wrażliwe, czy poufne. Jakie konsekwencje czekają tych, którzy nie zastosują się do wytycznych?

Przechowywanie i niszczenie dokumentów jako obowiązki przedsiębiorców i instytucji

Dane osobowe, dokumenty zawierające dane medyczne, czy dotyczące finansów przedsiębiorstw są szczególnie chronione. Są to informacje niejawne, których udostępnienie wiąże się z odpowiedzialnością karną. Zacznijmy jednak od tego, że do obowiązków administratora danych należy prawidłowe gromadzenie przez określony czas w przystosowanym do tego celu miejscu.

Chcąc uniknąć dotkliwych konsekwencji, warto umieścić akty w archiwum zewnętrznym, jeśli nie mamy możlwiości, aby zorganizować taką przestrzeń we własnym zakresie https://www.ekoakta.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow-i-akt-archiwum-zewnetrzne/warszawa/. Po upływie terminy niezbędna jest utylizacja dokumentów. Niewłaściwym postępowaniem jest również zbyt wczesne niszczenie (okres ich przechowywania jest dokładnie określony w przepisach prawa).

Niszczenie dokumentów zgodne z przepisami

Podobnie jak archiwizacja danych, tak i niszczenie dokumentów jest objęte regulacjami. Najważniejsze jest bezpieczne postępowanie. Nieprawidłowości mogą wiązać się z ich:

naruszeniem,
wyciekiem

udostępnieniem niezgodnym z wymogami. Biorąc pod uwagę główne założenie, jakim jest doprowadzenie do całkowitej utylizacji uniemożliwiającej ponowne wykorzystanie danych, wykluczone jest wyrzucenie ich np. do kosza. Muszą zostać zniszczone z zastosowaniem specjalistycznego sprzętu. Wykorzystuje się do tego celu m.in. niszczarki, jednak w przypadku znacznych ilości dokumentów mogą okazać się niewystarczające.

Nieprawidłowe niszczenie dokumentów - konsekwencje

Zbyt wczesne lub nieskuteczne zniszczenie dokumentów jest niezgodne z przepisami i może zostać ukarane grzywną, a w niektórych przypadkach pojawia się także ryzyko ograniczenia lub pozbawienia wolności do dwóch lat. Udostępnianie danych uważane jest także za sprzyjające cyberprzestępczości.

Zarówno archiwizacja danych, jak i profesjonalne niszczenie dokumentów to zadania, które można zlecić firmie zewnętrznej. To najprostszy, najbardziej opłacalny i najwygodniejszy sposób, aby zutylizować dokumentację i uniknąć przykrych konsekwencji niedopilnowania obowiązków. Niszczenie dokumentów w Warszawie oferuje np. zaufana firma Ekoakta https://www.ekoakta.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/warszawa/.

Wybierając partnera do współpracy, należy upewnić się, że postępuje on zgodnie z przepisami prawa, a dane, którymi się zajmuje, są chronione do momentu całkowitego ich zniszczenia. Możliwa jest profesjonalna archiwizacja dokumentów w Warszawie, a także niszczenie dokumentów u klienta. Z pełną ofertą warto zapoznać się na stronie https://www.ekoakta.pl/.